くるるブログ_管理職の試行錯誤

ミッション:前向き人間の創出!私生活も仕事もどちらも人生。全部楽しめたら素敵じゃないですか?

分からないからできること

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覚えることも大切ですが

社会に出て初めて会社勤めした時はもちろん

転職や異動で新しい職場に移った場合でも

そこでの仕事は分からないことだらけです。

なので、「これ、お願い」と頼まれても

何かやり残しがあって、

満足に依頼に応えられないですよね。

 

まずは、「覚える!」ことから始めることになりますが、

これだけに意識がいくと、

「今この時だからできること」に気づかないで

貴重な機会を失ってしまうかもしれません。


今の「なぜ?どうして?」を大切に

入りたての人は、新しい職場の常識を知りません。

まずは「新しい職場の常識」を覚えようとしますが、

もしかすると、その職場の常識は、

世間の常識とは異なるかもしれません。

そしてその職場の常識は、

世間の水準で考えると「非常識」かもしれません。

 

でもその職場の人は、そのことに気づかないでいます。

そこで出番なのが、入りたての「あなた」です。

 

今のあなたが感じる「なぜ?どうして?」や

「やりにくいと思うこと」「よくミスをするところ」は、

その職場の「非常識」が原因かもしれません。

なので、あなたの感じることがその職場にとって

非常に重要な情報となります。


何をする?

では、あなたは実際何をすればよいでしょうか?

思ったことや感じたことをストレートに

職場のみんなに伝えればよいでしょうか?

 

入ったばっかりの時に、思ったこと、

特にその職場のおかしいと感じることを

ストレートに伝えるのは勇気がいります。

また、言い方にも注意が必要なので、

あまり得策とは言えません。

 

そこで私がおススメするのは、

思ったことや感じたことを

「メモする」

ということです。

 

人間は、思っている以上に

すぐに忘れる生き物です。

そして、すぐにその環境に順応する

生き物でもあります。

 

なので、2,3年もすれば、

入りたての時の思っていることなどは忘れて、

すっかり、その職場の常識人となっています。

 

ここで、入りたての時にメモを取っていれば、

職場の常識人となったあなたにとって、

その情報が役立つことと思います。


新人が入ったら・・・

もしあなたの職場に新人が入ってきたら、

新人の言動は、職場の見直しのチャンスと言えます。

 

その新人が感じていることは、

職場の良いところであったり、

悪いところであったりします。

また、新人のしたミスは、

間違いやすいところである可能性が高いです。

 

新人の一挙手一投足が職場にとって

価値のあるものなので、

そのような考え方でいると、

新人に対する接し方も変わっていき、

良い関係が築けるかもしれません。


日本の管理職が、「明るい未来」を作る!

前向き人間の創出!

今日はこのへんで。

 

ASAP

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ASAPって知ってますか?

これは‟As soon As Possible”の略で、

「できるだけ早く」という意味です。

今日はこの言葉に関連した話です。

 


メンバーにした質問

私は、職場のメンバーに

次の質問をしたことがあります。

「上司に『○○の仕事をやって下さい。』

と頼まれたら、あなたは何と返事をしますか?」

 

「はい、分かりました。」と答えたのであれば、

あなたはとても相手思いのやさしい方ですね。

 

でも、これが行き過ぎると、

あなた自身を苦しめる元になるかもしれません。

 

私なら、このように返答します。

「いつまでに仕上げればよろしいですか?」

それで、上司が「3日後までに」と答えた場合、

対応可能であれば、「はい、分かりました。」

対応が難しいのであれば、

(延長願)「あと1日延ばしてもらえませんか?」

(代替案)「今取り組んでいる○○を後回しにすれば、

期限に間に合います。○○を後回しにしてよいですか?」

というような調整を図ります。

 


ASAPへの対応

問題は上司に期限を尋ねたとき、

「できるだけ早く」と返ってきた場合です。

ここで、「はい、分かりました。」ではよくないです。

 

私なら、まずもう一度期限を尋ねます。

「できれば具体的な期限を切ってもらえませんか?」

ここで上司が具体的な期限を言ってくれたなら、

前項のようなやり取りをします。

 

それでも上司が「できるだけ早く」と言ってきたら、

その時は「はい、分かりました。」と返します。

 

ただ、具体的な期限のある仕事を終わらせた後、

この頼まれた仕事に取り掛かります。

私の中の「できるだけ早く」なので、

このような対応で十分と考えます。

ちょっと意地悪でしょうか?

いやそんなことはないと思います。

 

 

自分を守るために

期限が曖昧のまま

「はい、分かりました。」と答える方は、

相手の要望に応えたいと相手を考える

立派で、優しい方だと思います。

 

しかし冒頭でも話しましたが、

これが行き過ぎると、

あなた自身を苦しめるかもしれません。

 

でもなかなか期限を聞けずに、

すぐに「分かりました。」と言ってしまいますよね。

なので、この話を職場のメンバーに話した後は、

しばらくの間、彼らに仕事を依頼するときは、

「できるだけ早くやって下さい。」と

敢えて言っていました。

期限を尋ねる癖を付けてもらうために。


よかったら、あなたの職場の同僚や後輩に

同じような質問をしてみてください。

 

皆が期限を意識すれば、

個々のメリットだけでなく、

その組織はとてもチームワークの取れた

素晴らしいチームになるはずです。

 


日本の管理職が、「明るい未来」を作る!

前向き人間の創出!

今日はこのへんで。

 

ルーチンワークのトラップ

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これまで、仕事のルーチン化は、

推進すべきことと考えていました。

 

しかし、2021年4月に製造部門に異動して、

ルーチン化された仕事を多くすることによって

仕事のルーチン化にも弊害があることを、

感じるようになりました。

今日は、ルーチン化のトラップに関する話です。

 

 

ルーチンワークのメリット

製造業の場合、

要求される品質の製品を効率よく生産するために

作業手順が決められ、

判断する基準が決められ、

使用する道具や記録書が決められ、

とにかくマニュアル化するようにしています。

 

これは、そこで働く人にとっても

負担の軽減になるメリットがあります。

 

例えば、手順が決まっているので、

次何をするか迷う必要がなく、

今の作業に集中できます。

 

また製造記録書を作成する際も、

記録する項目が決まっているので、

決められた項目の結果を記録するだけでよく、

漏れなく簡単に製造記録書を作成できます。

 

このように製造業では(他の仕事でも同じですが。)

ルーチンワーク化が推進されています。

 


ルーチンワークをやって感じたこと

私の場合、以下の代表的なルーチンワークがあります。

  • 製造指図の発行
  • 製造記録書の確認・承認

異動して1か月間は、

やらなければならないことに追われる日々でしたが、

1か月を過ぎたころから、

すこしずつ仕事のペースを掴んできました。

 

これは、ルーチン化された仕事だから、

早い段階で仕事になれてきたんだと言えます。

 

そして、仕事のペースが分かってきて、

次から次へとやってくる書類をさばけるようになると、

  • 無駄なく動いて効率よく仕事ができている感覚
  • 充実感、達成感、満足感

を感じました。

一見これらの感覚は、悪いものではありません。

でも、これが続くと「向上心が無くなってしまうのでは。」

と思います。

 

これは、ルーチンワークのトラップですね。

「淡々と与えられた仕事を確実に処理する」ことは、

とても重要なことですが、

管理職であれば、それだけでは物足りないですよね。

 


対策

ルーチンワークのトラップに引っかからないために、

私が心掛けていること(対策)をご紹介します。

 

「1日に30分でもいいので、

毎日ルーチンワーク以外のことに時間を割く」

ということです。

 

何に時間を割くかといえば、

仕事上の「ありたい姿」や「自己目標」を設定し、

それに近づくためにしなければならないことを列挙し、

それらをするための時間です。

 

例えば、やることリストに

それらを書き記しておいて、毎朝

「今日これだけはやる!」というものを

決めておくのもよいかもしれません。


皆さんの仕事にもルーチンワークはたくさんあると思います。

そのトラップにはまっていないか

一度振り返ってみてはいかがでしょうか。

 

日本の管理職が、「明るい未来」を作る!

前向き人間の創出!

今日はこのへんで。

 

方針・考えの表明

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異動初日にしたこと

前回は、異動した初日に

「交換日記」の提案をしたことを話しました。

これは、約30人いるメンバーと直接対話するのは

物理的に難しいと判断し、

その代替案として「交換日記」を採用しました。

 

実はもう一つ

異動した初日にしたことがあります。

それは何だか分かりますか?

 

それは、「私の仕事に対する方針・考え方」を

メンバーに伝えたことです。

(今回の記事のタイトルですね。)

 

これを初日に行った理由は、以下のとおりです。

会社では色んな価値観を持った者が集まって仕事をします。

課長である私がどんな考えで、どんな思いで

メンバーに仕事を依頼するか、接するかを

メンバーが知っているか、知っていないかで

メンバーの反応は全く違ったものになると考えるからです。

 

話した内容

難しいことではなく、またシンプルに1つだけ話しました。


「職場で楽しく過ごす」です。

 

ポイントは「楽しく仕事をする。」ではなく、

「楽しく過ごす。」です。

 

休暇を「過ごす」ように職場でも「過ごす」という感覚で

仕事ができたらいいなという思いを伝えました。

 

仕事に対する考え方・価値観は、人それぞれです。

公私をしっかり分ける人、仕事が生きがいの人、

とにかくお金を稼ぎたい人などなど。

 

いろんな人がいても「楽しく」仕事ができ、

しかもそれが「休暇を過ごすような感覚で」なら、

だれもが望むのではないでしょうか?

 

期待すること

このように表明したからには、

私自身の言動・メンバーへの依頼などは、

この「方針・考え方」に沿ったものでなければなりません。

そこが注意する点だと考えます。

 

しかし、「方針・考え方」に沿った言動等ができれば、

それをメンバーは見ているので、

メンバーは私を

少しずつ受け入れてくれるのではないかと思います。

それが、組織を1つにまとめるための最初の一歩ですね。

 

私の「仕事に対する方針・考え方」が部署全体に浸透したら、

またその報告をします。

 

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前向き人間の創出!

今日はこのへんで。

交換日記

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 最初にやること

2021年4月に製造部門の課長を任されました。

これまでは間接部門を担当していたので、

製造部門の仕事のやり方やルールなど分かりません。

同じ会社なので面識はありますが、メンバーのことも詳しくはありません。

 

このような状態であなたなら何から手を付けますか?

 

私は、メンバーとの対話が重要と考えて

異動した初日に「交換日記」を実施することを提案しました。

 

交換日記の目的

対話の手段として「交換日記」を採用した理由は、

まだ仕事内容を把握していない状態で、

メンバー一人一人とじっくり話す時間は取れないと考えたからです。

人数も約30人で、とてもそんな時間は当分取れない・・・

 

そこで、A5サイズのノートを準備しました。

 

何事もお願いするときは、

その趣旨を伝えて、相手に納得してもらわないと事はすすみません。

この「交換日記」も然りです。

 

メンバーには、以下を目的として伝えました。

  • 皆さんがどのような人間なのか知りたいため
  • 私がどのような人間なのか知ってもらうため
  • お互いを理解し合い、楽しい職場にするため

 

交換日記のルール

この交換日記を継続していくためには、

メンバーには気軽に提出してもらう必要があります。

そこで、次のルールを決めました。

  • 提出頻度は少なくとも2週に1回
  • 記載内容は、特にしていしない。仕事のことでもそれ以外でもOK
  • 鉛筆書きでもペン書きでもよい。
  • 新たに設置した提出ボックスに提出
  • 毎週末受け付ける
  • 週末にコメントを付けて、次週月曜日に返却

 

このようにして、「交換日記」が始まりました・・・

 

今の状況

交換日記を始めて1ヶ月半が経ちました。

今現在、私が感じていることを記していきます。

 

「交換日記って大変で続かない!」と思っている方

当然いると思います。

ところが、これ、意外と続くものですよ。

 

なぜなら、「返答」だからです。

書かれた内容に対して、

こちらが思っていることを書くのは、

それほど難しいものではありません。

 

それでも初回は約20人分の返答に2時間かかりましたけど・・・

 

だいたい3回提出機会があって、

この短い期間でも「交換日記」の効果は感じます。

 

一番感じるのは、メンバーとの距離感が近くなったこと。

 

普段挨拶くらいしか時間のとれない人に対して、

「交換日記」の内容を少し話すことができました。

 

今は、「交換日記」を読むのが楽しみになってきました。

SNSとかが流行るのも分かる気がします。

 

 

日本の管理職が、「明るい未来」を作る!

前向き人間の創出!

今日は、このへんで。